VEGFORENINGEN SETERVEGEN ØIGARDSETER-RUPHUSSETRENE OG VEGANLEGGET EILEFSTADSETER-GRINDSTUGUTEIGEN (Org.nr. i Brønnøysundreg. 915 554 679)
Herværende innkalling vil bli lagt ut på Vegforeningens hjemmeside i tillegg til at den vil bli sendt i via ordinær post.
For å spare kostnader vil hjemmesiden bli benyttet til publisering av årsmøtereferater som følgelig ikke vil bli sendt via post til den enkelte heretter.
INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2022
Det innkalles til årsmøte i Fjoset på Øigardseter Fjellstue, onsdag 13. april 2022 kl. 17.30.
Saksliste i.h.t. vedtektenes §7:
Valg av møteleder, referent samt 1 person til å underskrive møteprotokollen sammen med referenten.
Godkjenning av innkalling samt dagsorden.
- Styrets årsberetning for 2021.
- Årsregnskap for 2021, pr. 31.desember 2021.
- Godkjenning av avtale om vegrett i Vardamorkje mellom 7 grunneiere og Vegforeningen, utsatt fra årsmøtet i 2021.
- Innkomne saker, inkl. forslag om 4 vedtektsendringer.
- Fastsettelse av årlig vegavgift fra og med 2022 og innmeldingsavgift i h.h.t. vedtektenes §§ 4 og 5.
Fastsettelse av honorar til styremedlemmer i h.h.t. vedtektenes §8.
- Valg
I h.h.t. oversikten i styrets beretning skal følgende velges for 2 år:
2 styremedlemmer
1vararevisor
(Forslag vedr. kandidater på valg formidles til leder i valgkomiteen Hans Sanden, mob.tlf. 94 01 69 32)
- Vinterbrøyting i Vardamorkje - avstemming om frivillig deltagelse i vinterbrøytingen.
Hvert medlem har anledning til å stille med fullmakt fra et annet medlem på årsmøtene. Dette er hjemlet i vedtektenes § 7.
Slik fullmakt må være skriftlig og denne fremlegges til styrets sekretær Erik Halvorsen før møtestart (Ikke SMS !)
Alle som skal delta på møtet skal registreres hos sekretæren, som vil sitte ved inngangsdøren til møtelokalet.
Styret forhåndsbestiller kaffe og kaker til årsmøtet, og Øigardseter Fjellstue fakturerer Vegforeningen i henhold til forhåndsbestillingen. Følgelig ønsker styret at medlemmene som vil delta på årsmøtet sender en SMS til CC Mathiesen der man angir hytteeiers navn.
Det ventes stor oppslutning om årsmøtet i 2022, og styret har følgelig bestemt at det kun kan delta 1 person per hytte, ut fra antall plasser i Fjoset.
Send SMS til mob.tlf. 97 03 80 80 innen 11. april med navnet på deltager på årsmøtet.
Gi gjerne innspill til styret om spørsmål som ønskes besvart før selve årsmøtet.
Mail til styrets leder kan benyttes; carl.mathiesen@sparebank1.no
Høvringen, 30. mars 2022
Carl Chr. Mathiesen
Styrets leder
ÅRSBERETNING FOR 2021
Styret har bestått av følgende medlemmer:
Leder Carl Chr. Mathiesen
Nestleder Frode Eggan (på valg ved årsmøtet i 2022, villig til gjenvalg) (setereier)
Kasserer Torill Sollihøgda
Sekretær Erik Halvorsen (på valg ved årsmøtet i 2022, tar ikke gjenvalg)
Styremedlem Hogne Petersen (på valg ved årsmøtet i 2022, tar ikke gjenvalg)
Styremedlem Jan Erling Eilefstad (setereier)
Øvrige tillitsvalgte:
Revisor Gunnar Grindstuen
Vararevisor Vegard Nystuen (på valg ved årsmøtet i 2022, villig til gjenvalg)
Leder valgkomite Hans Sanden
Medlem valgkomite Torbjørn Randen (på valg ved årsmøtet i 2022, villig til gjenvalg)
Ordinært årsmøtet i 2021 ble avholdt på Høvringen Handel & Kafe lørdag 30. oktober 2021. Koronasituasjonen i landet medførte at møtet måte utsettes fra påskeuken. Til stede var 24 av 122 medlemmer, og i tillegg ble det fremlagt 10 godkjente fullmakter, slik at 27,9 % av medlemmene var representert på møtet.
Det er avholdt 2 styremøter siden forrige årsmøte 30. oktober 2021. Styremedlemmene har i tillegg vært i personlig / telefonisk kontakt ved flere anledninger.
Vedlikeholdet av vegene ble også i 2021 holdt på et minimum grunnet den økonomiske situasjonen i vegforeningen. Det ble kun anskaffet et lass med grus som medlemmene benyttet til å fylle i diverse hull i vegene.
I forbindelse med flytting av løypetrasen i Vardamorkje fra vegene og over i terrenget så foreligger det nå signerte avtaler mellom grunneiernes løypeutvalg og de berørte grunneiere samt noen hytteeiere. Vegstyret har fått oversendt kopier av disse avtalene. Grunneiernes løypeutvalg vil sørge for opparbeidelse av nye løypetraséer i løpet av sommeren 2022.
Styret og 7 grunneiere i Vardamorkje er enige om en avtale om vegrett, som ble fremlagt til godkjenning på årsmøtet i oktober 2021. Det var en viss usikkerhet i forbindelse med et par av punktene i avtalen, og årsmøtet anmodet styret og grunneierne om å se på dette på nytt, innen neste årsmøte. Avtalen ble oversendt advokat Kåre Lund i Vågå slik at han skulle se nærmere på de enkelte punktene som var diskutert på årsmøtet. I tillegg er det faktisk ønskelig at avtalen skal kunne tinglyses, slik at avtalen blir «spikret» også for ettertiden. Den reviderte avtalen er nå godkjent av alle parter, og vil bli lagt ut på vegforeningens hjemmeside.
Vinterbrøyting på frivillig basis vil bli fremlagt som egen sak fra styret på det ordinære årsmøtet i påsken 2022, og vil bli tatt opp til avstemming på dette møtet. Kun de som ønsker å delta i ordningen med vinterbrøyting skal betale for dette. Dersom det blir flertall for vinterbrøyting på årsmøtet vil styret søke Sel kommune om å oppheve forbudet mot vinterbrøyting i Vardamorkje, slik at vinterbrøyting kan skje fra senhøsten 2022.
På hjemmesiden vil det før årsmøtet bli lagt ut informasjon om hvordan ordningen med vinterbrøyting er planlagt gjennomført, samt eksempler med beregning av årlig kostnad for å delta i ordningen, avhengig av hvilken strekning man «tilhører» og under forutsetning om anslått prosentvis antall som vil være med i ordningen.
Regnskapet for 2021 er revidert og følger vedlagt innkallingen.
Følgende hovedtall er hentet fra regnskapet i 2021 (tilsvarende tall for 2020 vises i parentes) :
Årsavgifter / tilknytningsavgift 107.500 (47.500)
Sum kostnader 23.927 (26.273)
Resultat 83.577 (21.837)
Kundefordringer 73.500 ( 400)
Bankinnskudd 25.581 ( 9.703)
Egenkapital 91.381 ( 7.803)
Pr. 31.12.2021 var det 81utestående restanser vedr. vegavgifter. Per 20.02.22 var antall utestående restanser redusert til 5 og per 30.03. var det kun 1 utestående restanse som ikke var innbetalt.
Vi har i 2021 fått 1 ny bruker i veganlegget, nord for brua, i tillegg til nye eiere av eksisterende hytteeiendommer fra salg / overdragelse. Totalt er det 122 brukere i veganlegget pr 31.12.2021, hvorav 22 brukere er sør for brua over Kvannslådalsåe.
Styret fremmer forslag om å endre vedtektene som følger (forslag til vedtektsendringer er markert med understrekning) :
§ 1:
«Foreningens navn : Vardamorkje vegforening.»
Dagens navn er tungvint og brukes heller ikke i daglig omtale.
- 3:
«Formålet er å drifte og vedlikeholde vegstrekningene nevnt i 2. avsnitt i § 3, i h.h.t. til enhver tid gjeldende lover, reguleringsplaner og forskrifter som er fastsatt både av nasjonale og regionale myndigheter. Vegen er adkomstveg for hytte- og setereiere som sokner til vegstrekningene. I tillegg har øvrige grunneiere med tilliggende eiendommer adkomst via de samme vegstrekningene.
Følgende vegstrekninger er inkludert som «hovedveger» i herværende forening :
Setervegen Øigardseter - Ruphussetrene
Veganlegget Eilefstadseter - Grindstuguteigen
Ljosmyrvegen»
Her henvises det konkret til hvilke vegstrekninger som er innbefattet i vegforeningen.
- 8, 5. avsnitt:
«Styret mottar et årlig honorar, som fastsettes av årsmøtet.»
Tidligere har kun leder, fungerende kasserer og sekretær mottatt styrehonorar.
Hele styret bør motta styrehonorar, og styret kan selv avgjøre fordelingen av totalt honorar fastsatt av årsmøtet.
- 10:
«Saker som ønskes tatt opp på ordinært årsmøte, herunder forslag til vedtektsendringer, må være fremsatt skriftlig til styret
innen1. februar. Vedtektsendringer kan kun avgjøres på et ordinært årsmøte ved simpelt flertall.»
Vedtektsendringer bør kun skje på et ordinært årsmøte.
Styret har satt opp forslag til budsjett for 2022 og dette følger vedlagt innkallingen. Budsjettet viser inntekter på samme nivå som i 2021, og styret ønsker å bygge opp en kapitalbase slik at vegforeningens normale vedlikehold og drift sikres også på lengere sikt. Styret har tidligere varslet at det er viktig å bygge opp en solid økonomisk base for å kunne møte fremtidige utfordringer med å rehabilitere deler av vegstrekningene, og dette vil kreve vesentlig mer kapital enn det vedlikeholdet som har skjedd tidligere. Begrunnelsen ble grundig belyst og diskutert på årsmøtet i 2021. Styret varslet allerede på dette årsmøtet at det ville være behov for å ha to år med vesentlig høyere årsavgifter enn tidligere slik at man kan få akkumulert tilstrekkelig kapital.
Styret innstiller følgelig på uendret soneinndelt årsavgift i 2022, dvs. de samme årsavgiftene som i 2021.
Styret ønsker å endre innmeldingsavgiften for nye hytter i vegforeningen. Tidligere bruandel kr 1.000 samt tilknytningsavgift for veganlegget Eilefstadseter - Grindstuguteigen kr 1.500 fjernes. I stedet innstiller styret på at det innføres en generell tilknytningsavgift for å bli medlem av vegforeningen stor kr 7.500. Dette skal være et bidrag for å dekke tidligere arbeid og investeringer foretatt av vegforeningen.
Styret innstiller også på uendret samlet styrehonorar kr 7.500 for året 2022.
Styret minner om vår webside som er i drift og som blir benyttet til informasjon til vegbrukerne. Denne siden finnes på internett under www.vardeveg.com Siden inneholder bl.a. info om styret, årshjul, vedtekter, styremøter, årsmøter, regnskaper, årsavgifter, vegstenging og evt. dugnader. Styret er også interessert i å motta forslag på andre saker av interesse som kan kommuniseres via denne websiden.
Høvringen, 30. mars 2022
STYRET i Vegforeningen
Carl Chr. Mathiesen Frode Eggan Torill Sollihøgda Erik Halvorsen Hogne Petersen Jan Erling Eilefstad
Sign. Sign. Sign. Sign. Sign. Sign.
Uavhengig av innkrevingen av kontingent er det viktig at vi får opplyst om eierskifter av g. / b.nr., adresseendringer, tilgjengelige mailadresser og mobiltelefonnummer. For å lette styrets arbeid er det viktig at nevnte informasjon fortløpende sendes til kasserer Torill Sollihøgda, Torget 10, 2080 Eidsvoll, eller til mailadresse: