VEGFORENINGEN SETERVEGEN ØIGARDSETER-RUPHUSSETRENE OG VEGANLEGGET EILEFTSTADSETER-GRINDSTUGUTEIGEN
(Org.nr. i Brønnøysundreg. 915 554 679)
INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2019
Det innkalles til årsmøte i Fjoset på Øigardseter Fjellstue, onsdag 17. april 2019 kl. 17.30.
Saksliste i.h.t. vedtektenes §7:
Valg av møteleder, referent samt 1 person til å underskrive møteprotokollen sammen med referenten
Godkjenning av innkalling samt dagsorden
-
Styrets årsberetning for 2018.
-
Årsregnskap for 2018, pr. 31.desember 2018.
-
Innkomne saker, inkl. evt. vedtektsendringer.
-
Fastsettelse av årlig vegavgift og innmeldingsavgift i h.h.t. vedtektenes §§ 4 og 5.
Fastsettelse av honorar til styremedlemmer i h.h.t. vedtektenes §8.
-
Valg
I h.h.t. oversikten i styrets beretning skal følgende velges for 2 år:
3 styremedlemmer, inkl. styrets leder
1 vararevisor
1 medlem (leder) i valgkomiteen
(Forslag vedr. kandidater på valg formidles til leder i valgkomiteen Hans Sanden, mob.tlf. 94 01 69 32)Hvert medlem har anledning til å stille med fullmakt fra et annet medlem på årsmøtene. Dette er hjemlet i vedtektenes § 7.
Evt. fullmakter må være skriftlige og disse fremlegges til styrets sekretær Erik Halvorsen før møtestart. Vi anmoder om at alle som skal delta på møtet blir registret hos sekretæren, som vil sitte ved inngangsdøren til møtelokalet mot sør.
Styret forhåndsbestiller kaffe og kaker til årsmøtet, og Øigardseter Fjellstue fakturerer Vegforeningen i henhold til forhåndsbestillingen. Følgelig ønsker styret at medlemmene som vil delta på årsmøtet sender en SMS til CC Mathiesen der man angir hytteeiers navn samt hvor mange personer som fysisk vil delta på møtet. Send SMS til mob.tlf. 97 03 80 80 innen 16. april.
Gi gjerne innspill til styret om spørsmål som ønskes besvart før selve årsmøtet. Etter at årsmøtesakene er gjennomgått og årsmøtet er formelt avsluttet, har vi satt av tid frem til litt før kl. 19 til å kunne diskutere saker av interesse for driften av Vegforeningen.
Mail til styrets leder kan benyttes; carl.mathiesen@sparebank1.no
Høvringen, 31. mars 2019
Carl Chr. Mathiesen
Styrets leder
ÅRSBERETNING FOR 2018
Styret har bestått av følgende medlemmer:
Leder Carl Chr. Mathiesen (på valg ved årsmøtet i 2019, villig til gjenvalg)
Nestleder Frode Eggan (på valg ved årsmøtet i 2019, villig til gjenvalg) (setereier)
Kasserer Torill Sollihøgda
Sekretær Erik Halvorsen (på valg ved årsmøtet i 2019, villig til gjenvalg)
Styremedlem Hogne Petersen
Styremedlem Jan Erling Eilefstad (setereier)
Øvrige tillitsvalgte:
Revisor Gunnar Grindstuen
Vararevisor Vegard Nystuen (på valg ved årsmøtet i 2019, villig til gjenvalg)
Leder valgkomite Hans Sanden (på valg ved årsmøtet i 2019, villig til gjenvalg)
Medlem valgkomite Arne Olav Ulsletten
Årsmøtet i 2018 ble holdt i Fjoset på Øigardseter Fjellstue den 28. mars 2018 kl. 17.30. På årsmøtet i 2018 var 43 av 116 medlemmer tilstede, med tillegg av 8 godkjente fullmakter, slik at 44,0 % av medlemmene var representert på møtet. Det er også avholdt styremøter 19.05.2018, 16.02.2019 og 09.03.2019. Styremedlemmene har i tillegg vært i personlig / telefonisk kontakt vedr. vedlikehold m.m. etter behov.
I 2018 ble det utført større vedlikeholdsarbeid på vegstrekningen fra Grindstuguteigen og sydover ned på myra ovenfor brua over Kvannslådalsåe. Dette innebar salting av vegene tidlig på sommeren, omfattende grøftearbeid, utskifting av rør under vegene samt grusing av deler av vegen opp mot Juvsholseter. Det ble også anlagt en ny møteplass på høyre side av vegen oppover myra ovenfor brua. Styret er godt fornøyd med det arbeidet som ble utført sommeren 2018 vedr. diverse utbedrings- og vedlikeholdsarbeid. Ved første befaring etter at arbeidet var gjennomført ble det påpekt en del mindre mangler og disse ble utbedret uten ekstra kostnad. Kostnaden for det utvidede vedlikeholdsarbeidet utgjorde kr 53.920 og denne kostnaden ble vedtatt innkrevd som engangsbeløp under årsmøtet i 2018.
Styret vil sommeren 2019 iverksette utbedringsarbeid, utover ordinært vegvedlikehold, på strekningen fra krysset Vardamork- / Juvsholsetervegen og et stykke oppover i retning av trafokiosken som ligger i vegen mot Juvsholseter. Når dette arbeidet er utført vil hele veganlegget fremstå i god og utbedret stand.
Vi fortsetter også med tidlig brøyting av vegstrekningene våren 2019, så snart dette er mulig. Hjemmesiden vil varsle om slik brøyting og likeledes om anslått tidspunkt for åpning av vegen. Inntil slik åpning skjer så må ingen kjøre på vegstrekningene.
Flere vegbrukere tar egne initiativ og sørger for diverse mindre utbedringer av vegstrekningene. Styret setter pris på dette og takker for godt arbeid. På generell basis anbefaler styret at hytteeierne organiserer lokale dugnader på aktuelle vegstrekninger der f.eks. einer og kjerr vokser ut i vegbanen og hindrer motorisert ferdsel.
Årsmøtet i 2018 besluttet at styret i Vegforeningen skal arbeide videre med spørsmålet om vinterbrøyting.
I styremøtet i mai 2018 ble flere punkter diskutert med tanke på den videre fremdrift, og styret var enige i at omlegging av løypenettet og godkjenning fra Sel kommune ville være de første punktene som man måtte begynne å bearbeide.
Dersom det skal vinterbrøytes i Vardamorkje så må løypenettet omlegges fra å gå på vegene i området til å legges ut i terrenget. Slik omlegging må vedtas av de berørte grunneierne. Grunneiernes løypeutvalg (heretter benevnt GLU) har uttrykt ønske om samarbeid med Vegforeningen for å finne løsninger på dette, og GLUs leder inviterte til møte om saken. Første møte med deler av styret i Vegforeningen og GLUs leder var tidlig i juni 2018. Under dette møtet ble det fra GLUs leder fremlagt flere skisser til alternative løypetraséer, og disse skissene skulle deretter diskuteres i GLU. Intensjonen var at man skulle ha hyppig oppfølging etter dette. GLUs leder ville sørge for at det fra GLUs side skulle avholdes møte med berørte grunneiere for å søke å få aksept for slik omlegging av løypene. Etter dette møtet ble det stille … svært stille ... Det har vært mange purringer til GLUs leder, i form av ikke besvarte telefoner, mailer og SMSer. Det har blitt rettet henvendelser til andre personer i GLU og til lederen i grunneierlaget på Høvringen for å få purret på prosessen. Styret uttrykker stor frustrasjon over manglende tilbakemelding og aktivitet fra GLU vedr. mulig omlegging av løypetraséene, spesielt med tanke på at det var GLU som selv ønsket vår medvirkning i en slik prosess. Fra GLUs side vitner dette om svært liten respekt for Vegforeningen og det arbeidet som styret har påtatt seg å utføre på vegne av medlemmene.Først i den senere tid ser det ut til at grunneierlaget begynner å reagere i form av planlagt møtevirksomhet samt involvering av GLU, for å drøfte en mulig omlegging av løypetraséene. Det ble avholdt et møte lørdag 16.03.2019 mellom deler av styret i Vegforeningen, leder i grunneierlaget på Høvringen samt en representant fra Høvringen Aktivitetslag, som eier og kjører løypemaskinen. Fra vegforeningens side ble det gitt klart uttrykk for misnøye med den manglende prosessen fra grunneierens side så langt. Partene var enige om at arbeidet nå vil bli intensivert for om mulig å få til en omlegging av løypenettet fra og med vinteren 2019 / 2020. Saken skal også drøftes på grunneierlagets kommende årsmøte, som søkes avholdt før påske 2019.
Styret har vært i kontakt med Sel kommune for å få vurdert mulighetene for å åpne for vinterbrøyting i Vardamorkje. Kommunen opplyser at det kan åpnes for endringer i reguleringsplanene i år 2020. Kommunen har i våre samtaler antydet at dersom alle berørte parter på Høvringen blir enige om at det er ønskelig med vinterbrøyting i Vardamorkje så vil kommunen se på dette som et positivt element for å kunne vurdere å akseptere slik vinterbrøyting.
Imidlertid har den pågående tvistesaken på Mysuseter vedr. vinterbrøyting, og anken som skal behandles i Høyesteretts ankeutvalg, medført at Sel kommune vil avvente en endelig rettskraftig dom. I tiden før slik endelig dom foreligger vil Sel kommune håndheve brøyteforbudet, og kommunen vil forfølge evt. regelbrudd. I våre senere samtale med Sel kommune har styret gitt uttrykk for at Vegforeningen vil medvirke til at det ikke skjer regelbrudd ved at noen tar brøytesaken i «egne hender».
Styret har innhentet indikative priser vedr. diverse forhold som vil angå en evt. vinterbrøyting av hovedvegene i Vardamorkje.
Selve vinterbrøytingen av ca. 1,5 km «hovedveger» i Vegforeningen vil beløpe seg til ca. kr 30.000. Det vil være naturlig å dele totalkostnaden på antall hytter i henhold til et soneprinsipp, som man må bli enige om. Brøyteansvarlig må også besørge strøing ved behov fra før brua og et stykke oppover mot krysset Vardamork- / Juvsholsetervegen. Det bør påregnes brøyting fra november / desember og til rett over påske, avhengig av tidspunkt og værforhold for påsken. Vegene vil normalt bli brøytet i forbindelse med «lang» helg, men kan også brøytes ellers i uken dersom brøyteansvarlig blir kontaktet i rimelig tid på forhånd.
Evt. brøyting ut fra hovedvegene og inn på sideveger / veger til hver enkelt hytte vil komme i tillegg, og pris for dette arbeidet må avtales mellom brøyteansvarlig og de enkelte hytteeiere.
Det må anlegges anslagsvis 10 møteplasser på hovedvegene, og dette vil være en investering beregnet til kr 40.000.
Dersom rekkverket på brua må forsterkes / og forhøyes vil dette kunne medføre en investering på anslagsvis kr 40.000.
Det er ikke drøftet evt. behov for mulig ny vinterparkering i Vardamorkje.
Regnskapet for 2018 er revidert og følger vedlagt. Årsavgifter utgjør kr 92.900, hvorav kr 50.500 utgjorde engangsbeløp som ble vedtatt på årsmøtet i 2018. Regnskapet viser et positivt resultat på kr 11.251, mot et positivt resultat i 2017 på kr 16.826. Endringen i resultatet skyldes primært høyere kostnader til vegvedlikehold samt noe høyere kostnader til drift av foreningens nettbaserte hjemmeside. Veganlegget disponerer likvider på kr 57.644 og egenkapitalen utgjør kr 56.144 pr. 31.12.2018.
Vi har i 2018 fått 1 ny bruker i veganlegget, nord for brua, i tillegg til nye eiere av eksisterende hytteeiendommer fra salg / overdragelse. Totalt er det 117 brukere i veganlegget pr 31.12.2018, hvorav 22 brukere er sør for brua over Kvannslådalsåe.
Styret innstiller på uendret ordinære årsavgifter for året 2019; - for hytteeiere før brua med kr 200,- pr år og for hytteeiere etter brua med kr 400,- pr år.
Styret har kalkulert de forventede vedlikeholdskostnader for 2019 og vurderer situasjonen slik at det ikke er nødvendig å innkalle et engangsbeløp i 2019, slik som det ble vedtatt å gjøre i 2018. Styret er av den formening at egenkapitalen pr 31.12.2018, i tillegg til ordinær vegavgift for 2019, er tilstrekkelig for å kunne opprettholde forsvarlig drift i 2019.
Pr. 31.12.2018 er det ingen utestående restanser vedr. vegavgifter. Styret uttrykker stor tilfredshet med kassererens iherdige arbeid med å kreve inn utestående beløp, og også positiv holdning fra alle vegbrukerne, slik at vegavgifter blir betalt til rett tid.
På generell basis anmoder styret alle om å innbetale kontingenten uoppfordret så snart giroen mottas i postkassen.
Styret minner om vår webside som er i drift og som blir benyttet til informasjon til vegbrukerne. Denne siden finnes på internett under www.vardeveg.com Siden inneholder bl.a. info om styret, årshjul, vedtekter, styremøter, årsmøter, regnskaper, årsavgifter, vegstenging og dugnader. Styret er også interessert i å motta forslag på andre saker av interesse som kan kommuniseres via denne websiden.
Høvringen, 31. mars 2019
STYRET i Vegforeningen
Carl Chr. Mathiesen Frode Eggan Torill Sollihøgda Erik Halvorsen Hogne Petersen Jan Erling Eilefstad
Sign. Sign. Sign. Sign. Sign. Sign.
Uavhengig av innkrevingen av kontingent er det viktig at vi får opplyst om eierskifter av g. / b.nr., adresseendringer, tilgjengelige mailadresser og mobiltelefonnummer. For å lette styrets arbeid er det viktig at nevnte informasjon fortløpende sendes til kasserer Torill Sollihøgda, Torget 10, 2080 Eidsvoll, eller til mailadresse: v-sollih@online.no, mob.tlf. 48 15 24 01.