VEGFORENINGEN SETERVEGEN ØIGARDSETER-RUPHUSSETRENE OG VEGANLEGGET EILEFTSTADSETER-GRINDSTUGUTEIGEN      

 

(Org.nr. i Brønnøysundreg. 915 554 679)

 

 

 

 

 

                                                       INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2018

 

 

 

 

 

Det innkalles til årsmøte i Fjoset på Øigardseter Fjellstue, onsdag 28. mars 2018  kl. 17.30.

 

 

 

Saksliste i.h.t. vedtektenes §7:

 

                    Valg av møteleder, referent samt 1 person til å underskrive møteprotokollen sammen med referenten

 

       Godkjenning av innkalling samt dagsorden

 

  1. Styrets årsberetning for 2017.

  2. Årsregnskap for 2017, pr. 31.desember 2017.

  3. Innkomne saker, inkl. evt. vedtektsendringer.

 

  1. Fastsettelse av årlig vegavgift og innmeldingsavgift i h.h.t. vedtektenes §§ 4 og 5.

    Fastsettelse av honorar til styremedlemmer i h.h.t. vedtektenes §8.

  2. Valg

    I h.h.t. oversikten i styrets beretning skal følgende velges for 2 år:

    3 styremedlemmer

    1 revisor

    1 medlem i valgkomiteen

                   (Forslag vedr. kandidater på valg formidles til leder i valgkomiteen Hans Sanden, mob.tlf. 94 01 69 32)

     

    Hvert medlem har anledning til å stille med fullmakt fra et annet medlem på årsmøtene.  Dette er hjemlet i vedtektenes § 7. 

    Evt. fullmakter må være skriftlige og disse fremlegges til styrets sekretær Erik Halvorsen før møtestart.

     

    Styret forhåndsbestiller kaffe og kaker til årsmøtet, og Øigardseter Fjellstue fakturerer Vegforeningen i henhold til forhåndsbestillingen.  Følgelig  ønsker styret at medlemmene som vil delta på årsmøtet sender en SMS der man angir hytteeiers navn samt hvor mange personer som fysisk vil delta sammen med aktuell hytteeier.  Send SMS til 97 03 80 80.

     

    Gi gjerne innspill til styret om spørsmål som ønskes besvart før selve årsmøtet.  Etter at årsmøtesakene er gjennomgått og årsmøtet er formelt avsluttet, har vi satt av tid frem til litt før kl. 19 til å kunne diskutere saker av interesse for driften av Vegforeningen.

    Mail til styrets leder kan benyttes;    Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

     

     

    Høvringen, 20. februar 2018

     

    Carl Chr. Mathiesen

    Styrets leder

     

     

     

     

                                                                                   ÅRSBERETNING FOR  2017         

     

    Styret har følgende medlemmer:

    Leder                           Carl Chr. Mathiesen                                      

    Nestleder                     Ellen Berit Eilefstad               (på valg ved årsmøtet i 2018, ønsker å tre ut av styret)   (setereier)

    Kasserer                      Torill Sollihøgda                     (på valg ved årsmøtet i 2018, villig til gjenvalg)   

    Sekretær                      Erik Halvorsen                      

    Styremedlem              Frode Eggan                                                                                                                                (setereier)

    Styremedlem              Hogne Petersen                      (på valg ved årsmøtet i 2018, villig til gjenvalg)   

          

     

    Øvrige tillitsvalgte:

                 Revisor                        Gunnar Grindstuen                (på valg ved årsmøtet i 2018, villig til gjenvalg)

                 Vararevisor                 Vegard Nystuen                                             

     

    Leder valgkomite      Hans Sanden                         

    Medlem valgkomite Arne Olav Ulsletten               (på valg ved årsmøtet i 2018, villig til gjenvalg)

     

     

     

    Årsmøtet ble holdt i Fjoset på Øigardseter Fjellstue den 12. april 2017 kl. 17.30.  På årsmøtet i 2017 var 22 av 113 medlemmer tilstede, tilsvarende 19,5 %.  Det er også avholdt styremøter 14.02.2018 og 20.02.2018.  Styremedlemmene har i tillegg vært i personlig / telefonisk kontakt vedr. vedlikehold m.m. etter behov.

     

    I 2017 ble det utført noe arbeid med lettere grøfting samt salting av vegene.  Vegstrekningen ovenfor brua var relativt dårlig som følge av at større kjøretøyer kjørte på vegen tidlig etter vegåpning, samt at det også var mye nedbør i lange perioder, slik at vegen ikke tørket opp.

    Vegen ble etter en tid høvlet og fremstod etter dette i bedre forfatning enn først antatt.  Ytterligere vegvedlikehold ble utsatt til juni 2018, i det styret ønsket en vurdering av et samlet og større vedlikehold som krever en bedre kapitalbase enn det som var tilgjengelig sommeren 2017.

     

    Vi fortsetter også med tidlig brøyting av vegstrekningene våren 2018, så snart dette er mulig.  Hjemmesiden vil varsle om slik brøyting og likeledes om anslått tidspunkt for åpning av vegen.

     

    Flere vegbrukere tar egne initiativ og fyller igjen hull og sørger for andre utbedringer av vegen.  Styret setter pris på dette og takker for godt arbeid.  På generell basis anbefaler styret at hytteeierne organiserer lokale dugnader på aktuelle vegstrekninger der f.eks. einer og kjerr vokser ut i vegbanen og hindrer motorisert ferdsel.  På strekningen nedenfor Juvsholseter vil en slik dugnad være et godt initiativ for å få bort slik gjengroing, og de som sokner til denne vegstrekningen bør iverksette dette.  For noen år siden ble dugnad på denne strekningen iverksatt av styret, for å få ryddet vekk einer som da også vokste ut i vegbanen.

     

    I forbindelse med at styret har arbeidet med å få tinglyst adkomst samlet for hele veganlegget, dvs. for strekningene Vardamorkvegen (frem til parkeringsplassen på Grindstuguteigen) og Juvsholsetervegen, er det blitt utarbeidet et utkast til avtale på vegne av de 7 grunneierne som eier de felles vegstrekningene.  Avtaleutkastet, som er bitt revidert flere ganger, inneholder en del betingelser som ønskes tinglyst, og flertallet i styret er av den oppfatning at dette vil redusere Vegforeningens råderett.  Styret anbefaler derfor at dette avtaleutkastet ikke aksepteres i forbindelse med tinglysning av vegrett.

    Fra én vegbruker foreligger det også en avtale, som ble tinglyst i 1999.  Denne avtalen kan imidlertid ikke fra grunneiernes side aksepteres som et mulig fremtidig avtaledokument.

    Det har i alle år ikke vært noen problemer angående tinglysning av vegrett og bruken av vegen har ikke blitt hindret som følge av manglende tinglysning.

    Styret anbefaler derfor at man forsetter å kjøre på Vegforeningens felles vegstrekninger, basert på rett om hevd, som rettslig sett vil være tilstrekkelig for å opprettholde nødvendig vegrett.

     

    Styret har mottatt brev, datert 26.01.2018, fra Hans Sanden og Vidar Sollihøgda.  I brevet ønsker man å ta opp et ønske om vinterbrøyting på årsmøtet, og at årsmøtet foretar en prøveavstemming som skal indikere hvorvidt styret skal arbeide videre med å få etablert vinterbrøyting.  Brevet er vedlagt innkallingen, og tas opp under sak 3.

     

    Regnskapet for 2017 er revidert og følger vedlagt. Dette viser et positivt resultat på kr 16.826, mot et negativt resultat i 2016 på kr 5.174.  Endringen i resultatet skyldes primært at kostnad til vegvedlikehold var lavere enn i 2016 samt økte inntekter fra den vedtatte økningen i den ordinære vegavgiften.  Veganlegget disponerer likvider på kr 45.893 og egenkapitalen utgjør kr 44.893 pr. 31.12.2017.

     

    Vi har i 2017 fått 3 nye brukere i veganlegget, hvorav 1 sør for brua, i tillegg til nye eiere av eksisterende hytteeiendommer fra salg / overdragelse.  Totalt er det 116 brukere i veganlegget pr 31.12.2017, hvorav 22 brukere er sør for brua over Kvannslådalsåe.

     

    Styret innstiller på uendret ordinære årsavgifter for året 2018; - for hytteeiere før brua med kr 200,- pr år og for hytteeiere etter brua med kr 400,- pr år.

     

    Det vil imidlertid være nødvendig med en forbedring av vegstandarden i Vegforeningens fellesveger, som flere steder er nedslitt som følge av for dårlig grunn / grunnarbeid.  Større kjøretøy bruker vegen i forbindelse med hyttebygging og tilbygg, noe som sannsynligvis vil øke i de nærmeste årene.  Kostanden til et godt vedlikehold vil følgelig øke i årene fremover og Vegforeningen må ha økonomiske midler for å kunne møte en oppgradering av vegnettet inkl. grøfter og møteplasser.

    Under fjorårets årsmøte ble det fremsatt forslag / ønske om å foreta en slik generell oppgradering av vegnettet, samt at Vegforeningen også øker inntektene i form at et eller flere større engangsbeløp fra medlemmenes side.

    Styret foreslår derfor overfor årsmøtet at det vedtas å kreve inn en engangsavgift for 2018, og at denne differensieres for hytteeiere før brua, samt hytteeiere i Ljosmyrvegen, med kr 250,- og for øvrige hytteeiere etter brua med kr 500,-.  Basert på dagens medlemstall vil dette gi en økning av inntektene i 2018 med kr 50.250.  Ut fra vedlikeholdskostnadene som vil påløpe i 2018 bør det vurderes om det også i 2019 skal innkalles et engangsbeløp.

    Styret er av den formening at egenkapitalen pr 31.12.2017, sammen med ordinær vegavgift og et engangsbeløp for 2018, er tilstrekkelig for å kunne opprettholde forsvarlig drift i 2018.

     

    Det er pr. 31.12.2017 to utestående restanser vedr. vegavgifter.  Kassereren har purret på de utestående beløpene 3 ganger, uten å få noen respons.  Dersom disse restansene ikke er betalt innen årsmøtet vil styret oversende disse til inkassoselskapet Conecto AS for innfordring, noe som vil påføre skyldnerne ekstra kostnader.  På generell basis anmoder styret alle om å innbetale kontingenten uoppfordret så snart giroen mottas i postkassen.

     

    Styret minner om vår webside som er i drift og som blir benyttet til informasjon til vegbrukerne.  Denne siden finnes på internett under www.vardeveg.com  Siden inneholder bl.a. info om styret, årshjul, vedtekter, styremøter, årsmøter, regnskaper, årsavgifter, vegstenging og dugnader.  Styret er også interessert i å motta forslag på andre saker av interesse som kan kommuniseres via denne websiden.

     

                

    Høvringen, 20. februar 2018

     

    STYRET i Vegforeningen

     

    Carl Chr. Mathiesen       Ellen Berit Eilefstad        Torill Sollihøgda       Erik Halvorsen        Frode Eggan        Hogne Petersen

    Sign.                                   Sign.                                     Sign.                             Sign.                         Sign.                        Sign.

     

     

     

     

    Uavhengig  av innkrevingen av kontingent er det viktig at vi får opplyst om eierskifter av g. / b.nr., adresseendringer, tilgjengelige mailadresser og mobiltelefonnummer.  For å lette styrets arbeid er det viktig at nevnte informasjon fortløpende sendes til kasserer Torill Sollihøgda, Torget 10, 2080 Eidsvoll, eller til mailadresse: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.