VEGFORENINGEN SETERVEGEN ØIGARDSETER-RUPHUSSETRENE OG VEGANLEGGET EILEFSTADSETER-GRINDSTUGUTEIGEN (Org.nr. i Brønnøysundreg. 915 554 679)
Herværende innkalling vil bli lagt ut på Vegforeningens hjemmeside i tillegg til at den vil bli sendt i via ordinær post.
For å spare kostnader vil hjemmesiden bli benyttet til publisering av årsmøtereferater som følgelig ikke vil bli sendt via post til den enkelte heretter.
INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2020
Det innkalles til årsmøte på Høvringen Handel & Kafe, lørdag 30. oktober 2021 kl. 15.00.
Saksliste i.h.t. vedtektenes §7:
Valg av møteleder, referent samt 1 person til å underskrive møteprotokollen sammen med referenten.
Godkjenning av innkalling samt dagsorden.
1. Styrets årsberetning for 2020.
2. Årsregnskap for 2020, pr. 31.desember 2020.
3. Godkjenning av avtale om vegrett i Vardamorkje, mellom 7 grunneiere og Vegforeningen.
4. Innkomne saker, inkl. forslag om 2 vedtektsendringer.
5. Forslag om å ta opp Ljosmyrvegen som ny «hovedveg» i Vegforeningen.
6. Fastsettelse av årlig vegavgift fra og med 2021 og innmeldingsavgift i h.h.t. vedtektenes §§ 4 og 5.
· Styret foreslår å dele opp vegtraséen i 6 prissoner kontra dagens 2 prissoner.
Fastsettelse av honorar til styremedlemmer i h.h.t. vedtektenes §8.
I h.h.t. oversikten i styrets beretning skal følgende velges for 2 år:
6 styremedlemmer, inkl. styrets leder
1 revisor og 1vararevisor
1 leder og 1 medlem i valgkomiteen
(Forslag vedr. kandidater på valg formidles til leder i valgkomiteen Hans Sanden, mob.tlf. 94 01 69 32)
Hvert medlem har anledning til å stille med fullmakt fra et annet medlem på årsmøtene. Dette er hjemlet i vedtektenes § 7.
Slik fullmakt må være skriftlig og denne fremlegges til styrets sekretær Erik Halvorsen før møtestart.
Alle som skal delta på møtet skal registreres hos sekretæren, som vil sitte ved inngangsdøren til møtelokalet.
Styret forhåndsbestiller kaffe og kaker til årsmøtet, og Høvringen Handel og Kafe fakturerer Vegforeningen i henhold til forhåndsbestillingen. Følgelig ønsker styret at medlemmene som vil delta på årsmøtet sender en SMS til CC Mathiesen der man angir hytteeiers navn samt hvor mange personer som fysisk vil delta på møtet.
Send SMS til mob.tlf. 97 03 80 80 innen 28. oktober dersom du vil delta på møtet.
Gi gjerne innspill til styret om spørsmål som ønskes besvart før selve årsmøtet.
Mail til styrets leder kan benyttes; carl.mathiesen@sparebank1.no
Høvringen, 13. oktober 2021
Carl Chr. Mathiesen
Styrets leder
ÅRSBERETNING FOR 2020
Styret har bestått av følgende medlemmer:
Leder Carl Chr. Mathiesen (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Nestleder Frode Eggan (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg) (setereier)
Kasserer Torill Sollihøgda (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Sekretær Erik Halvorsen (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Styremedlem Hogne Petersen (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Styremedlem Jan Erling Eilefstad (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg) (setereier)
Øvrige tillitsvalgte:
Revisor Gunnar Grindstuen (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Vararevisor Vegard Nystuen (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Leder valgkomite Hans Sanden (på valg ved årsmøtet i 2021, villig til gjenvalg)
Medlem valgkomite Arne Olav Ulsletten (på valg ved årsmøtet i 2021, ikke villig til gjenvalg
Årsmøtet i 2020 ble avlyst som følge av Koronapandemien våren 2020.
Det er avholdt 7 styremøter siden påske 2020. Styremedlemmene har i tillegg vært i personlig / telefonisk kontakt en rekke ganger.
Vedlikeholdet av vegene ble i 2020 holdt på et minimum grunnet den økonomiske situasjonen i vegforeningen. Dette medførte at det ble foretatt salting av vegene sommeren 2020.
Det var planlagt at det skulle skje en flytting av løypetraséen over i terreng forsommeren 2020. Det var enighet om at de nevnte 7 grunneierne i Vardamorkje og grunneiernes løypeutvalg på Høvringen skal bli enige om en slik ny trasé. Sel kommune bifalte også dette.
Flytting av løypene fra veg til terreng er en sak som ikke faller under vegstyrets arbeidsområde. Denne prosessen har også tatt håpløst lang tid, og før dette punktet er på plass vil det ikke bli noen progresjon i arbeidet for å kunne foreta en avstemming om evt. vinterbrøyting. Alle nødvendige avtaler mellom løypelaget og berørte grunneiere og hytteeiere er fortsatt ikke på plass og signert.
Imidlertid ønsker styret å ta et initiativ til å innkalle til et møte med grunneiernes løypekomite for å påpeke viktigheten av at arbeidet med ny løypetrase må fullføres snarest, slik at en omforent løsning kan være på plass i god tid før neste årsmøte påsken 2021.
Evt. vinterbrøyting vil bli fremlagt som egen sak fra styret på det ordinære årsmøtet i påsken 2022 og vil forhåpentligvis bli tatt opp til avstemming på dette møtet.
Regnskapet for 2020 er revidert og følger vedlagt.
Følgende hovedtall er hentet fra regnskapet i 2020 (tilsvarende tall for 2019 vises i parentes) :
Årsavgifter / tilknytningsavgift 47.500 ( 45.200)
Sum kostnader 26.273 (115.926)
Resultat 21.837 ( -70.178) Negativt resultat i 2019
Bankinnskudd 9.703 ( 4.666)
Egenkapital 7.803 ( -14.034) Negativ egenkapital per 31.12.2019
Pr. 31.12.2020 er det 1 utestående restanse vedr. vegavgifter. Denne restansen på kr 400,- kan dessverre ikke inndrives og vil bli avskrevet i regnskapet for 2021.
Så og si alle medlemmene av vegforeningen innbetaler kontingenten iht. angitt forfall. Kassereren bruker mye unødvendig tid på å purre enkelte medlemmer, som oftest gjengangere, for å få inn utestående krav på vegavgifter. Det er ikke akseptabelt at noen unnlater å betale årsavgiftene, selv etter flere purringer.
Vi har i 2020 fått 2 nye brukere i veganlegget, begge nord for brua, i tillegg til nye eiere av eksisterende hytteeiendommer fra salg / overdragelse. Totalt er det 121 brukere i veganlegget pr 31.12.2020, hvorav 22 brukere er sør for brua over Kvannslådalsåe.
I Vardamorkje er det 7 grunneiere som har eiendomsrett til dagens hovedveger, inkl. 4 setereiere som i dag er medlemmer i vegforeningen. Styret har tidligere fått krav fra disse 7 grunneierne om at det skal foreligge en signert avtale, som skal tinglyses, vedr. bruksrett på vegene i Vardamorkje før disse grunneierne vil godkjenne at løypenettet flyttes utenfor vegene. I løpet av 2020 fikk styret beskjed fra grunneieren om at slik tinglysning likevel ikke er nødvendig. Det har blitt arbeidet med denne avtalen i
ca. tre år. Avtalen er nå signert fra grunneiernes side, bortsett fra en signatur som mangler, men der foreligger det en muntlig aksept. Styret har godkjent det siste utkastet fra grunneierne. Avtalen skal forelegges ordinært årsmøte for evt. godkjennelse.
Signert avtale vil bli lagt ut på Vegforeningens hjemmeside.
Det er kommet inn forslag om å endre vedtektenes som følger :
§4, 2. avsnitt :
Som medlemmer i foreningen er alle registrerte hytte- og setereiere som sokner til vegstrekningene. Medlemskap tegnes av grunneiere og eier av tomter ved innbetaling av innmeldingsavgift ved opparbeiding av grunn / tilkjøring av materialer / oppstart av bygging på regulert tomt. Medlemskap overføres automatisk ved eiendomsoverdragelser.
§7 :
På årsmøter kan medlemmer som er ajour med betalinger av avgifter i h.h.t. §§ 4 og 5 møte.
Årsmøtet er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som møter for saker som er av driftsmessig karakter og som medfører en begrenset utgift for medlemmene.
Hvert medlem kan møte med inntil 1 fullmakt for andre medlemmer. Hvert medlem har en stemme, og kan stemme for seg selv samt 1 fullmakt.
For saker som vil føre til store konsekvenser av økonomisk og/eller driftsmessig karakter for medlemmene, skal disse avgjøres ved en «uravtemning» hvor alle medlemmer skal gis mulighet til å forstå og respondere på saken(e).
Dette skal gjennomføres ved forsendelse i Posten, hvor svarkonvolutt med korrekt returadresse og porto er påført.
Med forsendelsen skal det følge informasjon hvor saken og konsekvenser av saken/valget er beskrevet på en klar og forståelig måte inkludert stemmeseddel som skal returneres.
Tidsfrist for svar skal ta høyde for postens distribusjonstid samt minimum en ukes «tenkepause».
Hytteeierne i Ljosmyrvegen har søkt vegstyret om opptak av Ljosmyrvegen i Vegforeningen, slik at denne vegen innlemmes sammen med øvrige hovedveger vedr. vegvedlikeholdet. Opptak av nye vegstrekninger er hjemlet i Vegforeningens vedtekter § 4, 3. avsnitt. Ut fra befaring i Ljosmyrvegen høsten 2021 finner styret å kunne fremme forslag overfor årsmøtet om å innlemme Ljosmyrvegen som my hovedveg i Vegforeningen.
Styret har satt opp forslag til budsjett for 2021 alt. 1. Budsjettet viser en økning i total årspris på 125,9 %, til totalt kr 99.400,- for året 2021, slik at vegforeningens normale vedlikehold og drift sikres også på lengere sikt. Styret har tidligere varslet at det er viktig å bygge opp en solid økonomisk base for å kunne møte fremtidige utfordringer med å rehabilitere deler av vegstrekningene, og dette vil kreve vesentlig mer kapital enn det vedlikeholdet som har skjedd tidligere. En slik kraftig økning var planlagt i 2020, men som følge av at årsmøtet i 2020 ble avlyst valgte styret å belaste uendret årsavgift for året 2020.
Dersom Ljosmyrvegen blir tatt opp som ny hovedvegstrekning på årsmøtet i 2021 varsler styret at budsjett for 2021 alt 2 vil bli iverksatt, dvs. med en økning med kr 4.800,- som følge av at årsavgiften per hytteenhet i Lljosmyrvegen vil stige med kr 400,- per enhet.
Forslag til ny prismodell vil bli lagt ut på våre Vegforeningens hjemmeside.
Styret minner om vår webside som er i drift og som blir benyttet til informasjon til vegbrukerne. Denne siden finnes på internett under www.vardeveg.com Siden inneholder bl.a. info om styret, årshjul, vedtekter, styremøter, årsmøter, regnskaper, årsavgifter, vegstenging og evt. dugnader. Styret er også interessert i å motta forslag på andre saker av interesse som kan kommuniseres via denne websiden.
Høvringen, 13.10.2021
STYRET i Vegforeningen
Carl Chr. Mathiesen Frode Eggan Torill Sollihøgda Erik Halvorsen Hogne Petersen Jan Erling Eilefstad
Sign. Sign. Sign. Sign. Sign. Sign.
Uavhengig av innkrevingen av kontingent er det viktig at vi får opplyst om eierskifter av g. / b.nr., adresseendringer, tilgjengelige mailadresser og mobiltelefonnummer. For å lette styrets arbeid er det viktig at nevnte informasjon fortløpende sendes til kasserer Torill Sollihøgda, Torget 10, 2080 Eidsvoll, eller til mailadresse: