VEGFORENINGEN SETERVEGEN ØIGARDSETER- RUPHUSSETRENE OG VEGANLEGGET EILEFSTADSETER - GRINDSTUGUTEIGEN

 

 

 

Forslag til Referat fra STYREMØTE VIA TEAMS / TELEFON TORSDAG 04.03.2021    

 

Til stede: Carl Chr. Mathiesen, Jan Erling Eilefstad, Torill Sollihøgda, Erik Halvorsen, Hogne Petersen og.

 

Frode Eggan..

 

 

 

Forslag til saksliste: Saklista ble godkjent.                                                       Fortrolig

 

 

 

    1. Referat fra styremøte 14.01.21.Referatet ble godkjent.

       

    2. Avtale om vegrett – Signert av flere grunneiere. Styret gikk gjennom avtalen. Den skal

 

klargjøres til undertegning av alle styremedlemmer og grunneiere.

 

 

 

    1. Prinsipper og presentasjon av kostnader ved vinterbrøyting. Styreleder gikk gjennom regnearket som gir oversikt over beliggenhet til alle hytter og setre. Regnearket gir den enkelte hytteeier anledning til å beregne kostnadene ved brøyting av vegstrekningen til Vegforeningen. Ved hjelp av regnearket er det og mulig å beregne kostnad ved brøyting fra «hovedvegen til Vegforeningen» og fram til hver enkelt hytte.

      Beregningene av kostnadene ved brøyting av vegstrekningen til Vegforeningen må bygge på prisene i det aksepterte anbudet om brøyting av vegannlegget.

      Kostnadene for brøyting av vegen fra hovedvegen og fram til egen hytte må avtales mellom hytteeier(e) og den som skal utføre brøytingen. Er det flere hytter langs denne «private» vegen må kostnadene deles på de som er med på vinterbrøyting. Det er lagt opp til at det skal være frivillig å være med på vinterbrøyting.

      Styret diskuterte hva som skal være med i dokumentene til en ny anbudsrunde. Hva som skal vektlegges ved valg av anbud ble og tatt opp til en innledende diskusjon.

      Dette må være i orden før vi kan ta stilling til vinterbrøyting: 1. Avtale om vegrett mellom grunneiere og Vegforeningen.  2. Skiløypa må være lagt om vekk fra vegen. 3. Det må være enighet om ny trase. 4. Det må søkes om dispensasjon fra forbudet om vinterbrøyting i reguleringsplanen.

       

    2. Behandle revidert årsregnskap for 2020. Kasserer gikk gjennom regnskapet. Det ble tatt til etterretning.

       

    3. Vurdering av tapsføring av utestående kontingent. Det er 1 utstående restanse fra et medlem i Vegforeningen. Restansen må betales. Så godt som alle medlemmene av Vegforeningen har betalt ved forfall!

 

 

 

    1. Kasserer orienterte om endringer i medlemslisten. Det er to nye medlemmer i Vegforeningen.

 

 

 

    1. Alle medlemmene i styret er på valg. Det har vært en periode med flere oppgaver i styret som har vært krevende. Alle medlemmene tar gjenvalg. Dette må meldes til Valgkomiteen.

 

 

 

    1. Planlegge kommende års vegvedlikehold. Det dreier seg om salting og grusing av vegen. Grøfting kan og bli aktuelt. Skriftlige kontrakter må inngås der alle avtalte arbeid er med sammen med kostnadene.

 

 

 

 

 

    1. Behandle og innstille kommende års vegkontingent. Styret vedtok å foreslå å øke vegkontingenten. Den vil fortsatt være inndelt i soner. Styret peker på økende vedlikehold

       av vegen vil kreve større vegavgift. Budsjettet for 2021 må øke.

      Styret startet arbeidet med budsjett 2021.

       

       

    2. Innkomne forslag fra medlemmene i veganlegget inkludert evt. forslag om vedtektsendringer.

      Det var ikke kommet inn forslag fra medlemmene.

       

    3. Styret har vedtatt at ordinært årsmøte i 2021 utsattes. Styreleder gikk gjennom utkast til styrets årsberetning for 2120. Elementer som skal medtas i styrets årsberetning ble diskutert på møtet. Styrets arbeid med vinterbrøyting vil bli presentert i ett eget notat parallelt med årsberetningen. Dette notatet og årsberetningen vil bli lagt utpå vegforeningen hjemmeside.

 

     

 

    1. Det var ingen saker til eventuelt. Dato for neste styremøte er foreslått til i forkant av påsken..

       

 

 

 

 

 

 

 

Drammen 25. Mars 2021

 

 

 

Erik Halvorsen